Delegirali ste zadatak kolegi, međutim, zadatak nije završen. Ili, zadatak je završen ali ne zadovoljava kriterijume koje ste tražili.
Verovatno se pitate, da li je do vas ili do kolege?
Uzroci neuspešnog delegiranja su različiti, mogu biti vezani za kontekst, jasnoću uloga, vrste moći koje menadžer koristi, njegove veštine delegiranja, coachinga i razvoja zaposlenih, motivacije zaposlenog i menadžera. Međutim, sve ove uzroke možemo pogledati kroz prizmu 3 nivoa delegiranja zadataka.
Da bih razumela šta se zapravo dešava u delegiranju, često tokom coachinga ili treninga koristim model tri nivoa delegiranja zadataka. Ovaj model sam razvila tokom konsultantskog rada na brojnim projektima razvoja lidera, koristećii teorijski okvir ugovaranja iz transakcione analize.
Delegiranje je vrsta ugovora između zaposlenog i menadžera
Delegiranje i izvršavanje zadataka podrazumeva vrstu ugovora između zaposlenog i menadžera. Menadžer će iskomunicirati šta očekuje da zaposleni uradi, zaposleni će pristati da realizuje zadatak. Menadžer će ponuditi neke resurse: sredstva vreme, pomoć drugih kolega, svoje vreme i uključivanje u zadatak. Zaposleni će pristati da realizuje zadatak, ili će predložiti korekciju nekih od stavki dogovora: vreme, obim zahteva i slično. Između menadžera i zaposlenog se zapravo dogodilo ugovaranje.Delegiranje se odvija na tri nivoa
Prilikom delegiranja, ugovaranje se dešava na tri nivoa. Pa tako prepoznajemo nivoe: administrativni, profesionalni i psihološki. Nisu svi nivoi delegiranja očigledni. Administrativni nivo podrazumeva jasnu postavku zadatka: šta je potrebno da zaposleni uradi, u kom roku, sa kojim resursima i standardima. Na primer, menadžer može da delegira zadatak na sledeći način: ”Milane, potreban mi je presek stanja na projektu sa klijentom X”. Ovakvo delegiranje zadatka može da dovede do različitih ishoda. Od Milana zavisi kada će zaključiti da ovaj zadatak treba da uradi. Može lako da se dogodi da ostavi sve što sada radi i da odmah uradi novi zadatak, samo zato što je zadatak dobio od menadžera. Može da se dogodi da zadatak ostavi za sutra ili za narednu nedelju, zato što je trenutno prezauzet. Zadaci koji nemaju jasno definisan rok imaju neizvesnu realizaciju, ili proizvode zastoje na drugim poslovima, zato što je proizvoljno određen nivo prioriteta. Kako bismo maksimizirali šanse da posao koji treba da se završi bude zaista i završen, prema postavljanim standardima, važno je da te standarde jasno i komuniciramo. Ovaj nivo delegiranja je najočigledniji i najviše zavisi od veština menadžera. Prilikom delegiranja menadžer može koristiti SMART formu u postavci zadatka, vodeći računa da zadatak bude specifičan, merljiv, primamljiv, realističan, sa definisanim rokom za realizaciju. Ovako postavljen zadatak ima veće šanse da bude i realizovan. U našem primeru, menadžer bi delegirao zadatak koristeći SMART formu na sledeći način: Milane, potreban mi je izveštaj o toku projekta za klijentom X. Izveštaj treba da sadrži pregled dosadašnjih investicija u odnosu na dogovorene uslove i predviđene investicije na projektu. Neka bude One pager. Možeš li da završiš sutra do podne? Drugi nivo delegiranja je nešto manje očigledan i tiče se profesionalnog stila menadžera. Profesionalni nivo podrazumeva nivo kompetenci koje imaju menadžer i zaposleni da bi se kroz njihovu interakciju maksimizirale šanse za uspešno obavljanje zadatka. Kvalitet profesionalnog nivoa delegiranja zavisi od jasnoće uloga u organizaciji, sposobnosti zaposlenog da obavi zadatak, sposobnosti menadžera da proceni nivo spremnosti zaposlenog za obavljanje zadatka i da u odnosu na tu procenu prilagodi svoj stil rukovođenja, ponudi resurse za razvoj i pruži podršku. Brojni treninzi koji se tiču razvoja veština delegiranja i razvoja zaposlenih podrazumevaju sticanje ovih veština. Za menadžere je korisno da ovladaju tehnikama coachinga, procene nivoa spremnosti zaposlenog za obavljanje zadatka i mentorstva. Sa druge strane, važno je prepoznati da je zaposlenima nekada potrebna obuka kako bi mogli da realizuju neki zadatak, nekada su im potrebni coaching ili mentorstvo. Prepoznavanje potreba na profesionalnom nivou je važan preduslov uspeha zaposlenih u delegiranim zadacima. Na primer, ukoliko menadžer iz našeg primera želi da delegira predstavljeni zadatak, korisno je da se prvo zapita, da li je uloga zaposlenog takva da se bavi izveštavanjem na projektu, da li je zaposleni već samostalno radio ovakav vid izveštavanja? Ukoliko je odgovor Ne na neko od ovih pitanja, korisno je da menadžer napravi predlog obuke, mentorstva ili coachinga za zaposlenog, razmisli o resursima koje može da ponudi kako bi se nedostatak u veštinama prevazišao.Psihološki nivo delegiranja određuje kakav će biti ishod zadatka
Treći nivo delegiranja je psihološki. Dešava se često u vidu neverbalnih, paraverbalnih poruka, ili u vidu lapsusa, često nesvesno, između menadžera i zaposlenog. Na primer, menadžer će iskomunicirati Milanu zadatak iz pozicije autoriteta. Milan će poslušno preuzeti zadatak i reći ”Važi, potrudiću se”. Između menadžera i Milana se dogodio prećutni dogovor da je u redu da se Milan potrudi da završi zadatak. Što ne garantuje i da će Milan zadatak završiti. Psihološki nivo delegiranja je važan zato što uključuje nesvesne mehanizme menadžera i zaposlenog, tiče se njihove motivacije i potreba, i određuje ishod zadatka. Bez obzira što je menadžer jasno iskomunicirao zadatak (administrativni nivo), ponudio resurse i podršku za eventualni nedostatak sposobnosti (profesionalni nivo), ukoliko je u odnosu na ova dva nivoa poruka na psihološkom nivou u suprotnosti, ishod zadatka će biti neuspešan. Psihološki nivo delegiranja dakle određuje ishod delegiranja. Menadžer bi u navedenoj situaciji mogao da pita Milana ”Da li ćeš se potruditi, ili uraditi do sutra u podne”. Milan bi time dobio šansu da preuzme odgovornost za svoje potrebe i kaže, na primer, da je pretrpan poslom i da bi mu značilo da se rok realizacije nekog zadatka pomeri. Menadžer i zaposleni ulaze u transparentnu komunikaciju oko prioriteta i dogovaraju se koji zadatak može da se odloži. Prepoznavanje psihološkog nivoa delegiranja, adresiranje prepoznate poruke transparentno, daje menadžeru i zaposlenom priliku da porazgovaraju o potrebama i mogućnostima. To ima motivišući efekat za obe strane.Kako izgleda uspešno delegiranje?
Iako psihološki nivo delegiranja određuje ishod delegiranog zadatka, bez jasno postavljenih ciljeva i razvijenih kompetenci ne postoje struktura i kapaciteti da se zadatak realizuje. Samim tim, sva tri nivoa delegiranja su važna za uspešnu realizaciju zadatka. Kako biste povećali šanse da se zadaci koje delegirate realizuju na željeni način, možete preduzeti nekoliko koraka:- Unapredite format u kome delegirate zadatak. Obratite pažnju da li ste dovoljno specifično iskomunicirali zadatak, da li su kriterijumi realizacije jasni vašem kolegi, da li postoji jasan rok. U ove svrhe možete koristiti SMART formu, a možete pohađati trening za razvoj veština rukovođenja.
- Obratite pažnju na spremnost zaposlenog da obavi zadatak. Da li je osoba obučena, ima li potrebne veštine, ima li iskustva u realizaciji tog konkretnog zadatka? Ukoliko je odgovor na jedno od ovih pitanja Ne, potrebne su vam neke veštine razvoja zaposlenih, veštine coachinga ili mentorstva. Uloga menadžera podrazumeva bavljenje razvojem tima, ukoliko vam je potrebna podrška, možete potražiti resurse.
- Obratite pažnju na način kako zaposleni reaguje na zadatak. U tom načinu krije poruka o motivaciji da se realizuje zadatak i stavu zaposlenom prema zadatku. Ovu poruku možete proveriti otvorenim pitanjem da li ste dobro opazili, ili konstatacijom šta ste primetili. Na taj način dajete šansu zaposlenom da prepozna poruku koju šalje, da prepozna svoje potrebe i motivaciju i da se založi za svoje potrebe, potraži dodatne resurse, ili odluči da će uraditi zadatak. Osnovni trening transakcione analize vam može pomoći da se upoznate sa konstruktivnim porukama koje možete koristiti u ovakvom razgovoru.
